TMS Visibility: Zie. Observeer. En doe.

Iedereen kent de uitdrukking 'eerst zien, dan geloven'. Het geeft aan dat mensen het eerst willen zien, voordat ze geloven dat iets echt bestaat of gebeurt.

U kent wellicht ook dit beroemde citaat van W. Edwards Deming: "In God we trust, all others must bring data".

Beide gezegden hebben betrekking op supply chain visibility, vooral wat transportation management betreft. Veel bedrijven voelen aan dat er vele kansen liggen om op kosten te besparen, serviceniveaus te verbeteren en de productiviteit te laten stijgen. Echter, zonder inzicht in het volledige end-to-end proces en zonder de gegevens om het te bewijzen, is het lastig die kansen effectief na te streven.

Met de recente ontwikkelingen in technologie krijgen bedrijven hun transportactiviteiten duidelijker in beeld. Vele aanbieders van realtime oplossingen voor inzicht in vrachten maken gebruikt van gps, interfaces voor applicatieprogrammering, mobiele apparaten, cloudcomputing en andere technologieën voor het tracken van orders, zendingen en vrachtwagens die onderweg zijn. Met deze realtime gegevens en zichtbaarheid kunnen bedrijven snel en nauwkeurig vragen beantwoorden die klanten veel stellen: Waar blijft mijn order? Waar is mijn zending? Wanneer komt het aan?

Beter nog, gekoppeld aan algoritmen en machine learning kunnen bedrijven deze gegevens gebruiken om klanten de geschatte aankomsttijd (ETA) te geven en ze proactief wijzigingen of vertragingen door te geven.

Zichtbaarheid alleen is niet genoeg. Het proefondervindelijk ervaren en toegang hebben tot gegevens, wat je eerst niet had, is krachtig, maar alleen als je er iets mee doet. Dat is waar een transportation management system in beeld komt.

Zien versus observeren

Zien is niet hetzelfde als observeren.

“Observatie is waar echt leren ontstaat,” schrijft Forrest Hangen in een Medium blogpost. “Wanneer we observeren zien we iets grondiger. Zien is het fysieke proces, observeren is zien + onze eigen gedachten. Wanneer we iets observeren, leggen we verbanden in ons hoofd en krijgen we een beter beeld."

Een TMS maakt observatie, of om een algemenere term te gebruiken, analyse mogelijk. Het neemt de gegevens van oplossingen die realtime zicht op vrachten geven, combineert dit met andere relevante data (ERP, WMS, OMS, OPS, enz.) en geeft de gebruiker een dieper inzicht in wat er in hun gehele transport- en distributienetwerken gebeurt door business intelligence en analyses toe te passen. Het helpt ze ook te identificeren waar de grootste knel- en verbeterpunten liggen.

"Er zijn bepaalde inefficiënties in de supply chain die rechtstreeks terug te voeren zijn op een gebrek aan zichtbaarheid", zegt Gregg Lanyard, directeur Product Management van Manhattan Associates. "Een TMS plaatst grote hoeveelheden realtime vrachtgegevens in context, creëert inzichten die in betere informatie resulteren en tot minder kosten, risico's en niet nagekomen afspraken leiden."

Gebruikers kunnen bijvoorbeeld observeren dat zendingen uit hun Rotterdamse distributiecentrum 15% van de tijd laat vertrekken. Komt dat omdat de carriers laat aankomen? Komt dat omdat de lading niet klaar is als de carrier aankomt? Is de oorzaak werkelijk een plannings- of personeelsprobleem bij het distributiecentrum?

Ze kunnen observeren dat op verschillende dagen van de week vervoerstijden van één DC naar een klantlocatie verschillen. Of dat er vaker bewaarkosten in rekening worden gebracht als een zending in de middag bij een klantlocatie wordt afgeleverd versus in de ochtend. Of verschil per carrier.

De reden dat bedrijven zichtbaarheid willen, is niet alleen om te zien en observeren, maar om iets te doen met de verzamelde gegevens en inzichten. Het is het doen, de ondernomen acties om hun transport- en logistieke operaties te verbeteren die uiteindelijk waarde opleveren.

Doen levert de waarde op

Een TMS blinkt uit in doen. Het wordt mogelijk gemaakt door optimalisatie-engines, business intelligence en analyses, geautomatiseerde workflows die andere handelspartners en applicaties omspannen (zoals een WMS of OMS) en onder andere capaciteiten om uitzonderingen te kunnen managen.

• Proactieve actie mogelijk maken — Bedrijven kunnen pickups of leveringen opnieuw inplannen of in een andere volgorde of via een andere route plannen. Ze kunnen klanten proactief inlichten over vertragingen en de laatste geschatte aankomsttijden geven, zodat de klant weer de tijd heeft om zijn planningen aan te passen en resources anders in te zetten.
• “Managen op uitzonderingen” mogelijk maken — Bedrijven kunnen hun tijd en middelen richten op wat niet volgens plan verloopt om dit proactief op te lossen of de impact tot een minimum te beperken.
• Snellere Procure-to-Pay en Order-to-Cash processen — Bedrijven kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van elektronische afleveringsbonnen en geofencing om het facturerings- en betalingsproces te starten.
• Slimmere capaciteitmatching mogelijk maken — Door integratie met een TMS en toepassing van vrachtmatching, voorspellende algoritmen samen met bedrijfsregels, kunnen brokers en verladers beschikbare vrachten veel eerder en efficiënter met de capaciteit matchen.

Omdat transport niet in een vacuüm bestaat, strekt de waarde zich ook uit tot andere processen. zoals betere personeelsplanning en -inzet in het warehouse, de mogelijkheid om orders tijdens afhandeling aan voorraden toe te wijzen en verspilling of inefficiëntie elimineren uit processen voor dockplanning en yardmanagement.

“Bedrijven moeten holistisch kijken naar zichtbaarheid, de impact van een grotere zichtbaarheid reikt namelijk veel verder dan transport alleen,” zegt Lanyard. “Het verbeteren van de goederenstroom binnen het warehouse begint bij optimale op data gebaseerde transportbeslissingen buiten het warehouse.”

Verder op weg

De vraag naar transportzichtbaarheid wordt de komende maanden en jaren alleen maar groter, omdat serviceverwachtingen van klanten, zoals op tijd en volledig leveren, strikter worden. De weg naar succes blijft hetzelfde: zien wat u voorheen niet kon zien, observeren (of analyseren) wat u ziet om verbeterpunten te ontdekken en vervolgens iets doen, actie ondernemen, om die verbeteringen te implementeren en de waarde te leveren.

Adrian Gonzalez is een vertrouwd adviseur en analist in de industrie met meer dan 20 jaar onderzoekservaring in transportation management, logistics outsourcing en andere thema's binnen de supply chain en logistiek. Hij is oprichter en president van Adelante SCM, een community waar supply chain- en logistieke professionals van elkaar kunnen leren, netwerken en onderzoek uitvoeren. Services van Adelante zijn onder meer Talking Logistics, een online video talkshow en blog waarin thought leaders en trendsetters in de supply chain- en logistieke sector aan het woord komen.