Fünf entscheidende Erfolgsfaktoren bei der TMS-Implementierung

In den beiden letzten Jahrzehnten wurden die Vorzüge von Transportmanagementsystemen (TMS) durch Branchenanalysten ausführlich dokumentiert: Unternehmen konnten durch TMS 5 bis zu über 25 % ihrer Transportausgaben einsparen, abhängig davon, wie ineffizient ihre Transportprozesse zuvor waren.

Um von diesen Vorteilen profitieren zu können, müssen Unternehmen jedoch zunächst ein erfolgreiches TMS implementieren. Was können wir von den Firmen lernen, die es richtig gemacht haben?

Im Mai 2019 baten wir unsere Forschungs-Community bei Indago, die sich aus Logistikexperten aus den Bereichen Produktion, Einzelhandel und Logistikdienstleistern zusammensetzt, darum, uns mitzuteilen, welche Faktoren bei der Implementierung eines TMS die wichtigste Rolle spielen. Folgendes wurde uns berichtet:

Alle in der Tabelle aufgeführten Faktoren sind ausschlaggebend für den Erfolg. Wenn Sie die drei wichtigsten Punkte aus der Umfrage nehmen und den Rest zusammenfassen, ergeben sich die folgenden fünf entscheidenden Erfolgsfaktoren:

• Definieren Sie Ihre Anforderungen und Ziele, um die richtige Wahl bei TMS-Lösung und -Partner zu treffen.
• Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team unter starker Führung zusammen.
• Entwickeln Sie einen detaillierten Projektplan.
• Führen Sie sich vor Augen, welche Anforderungen in Bezug auf Integration und Konnektivität erfüllt werden müssen.
• Halten Sie Ihr TMS auf dem neuesten Stand, denn die Implementierung endet nicht mit dem Go-live.

Quelle: Indago, Mai 2019 (n = 23)

Alle in der Tabelle aufgeführten Faktoren sind ausschlaggebend für den Erfolg. Wenn Sie die drei wichtigsten Punkte aus der Umfrage nehmen und den Rest zusammenfassen, ergeben sich die folgenden fünf entscheidenden Erfolgsfaktoren:

Definieren Sie Ihre Anforderungen und Ziele, um die richtige Wahl bei TMS-Lösung und -Partner zu treffen.

Um es frei nach Yogi Berra zu sagen: „Wenn man nicht weiß, wo man hin will, landet man am Ende ganz woanders.“

Übertragen auf TMS heißt das: Wenn Sie nicht wissen, was Sie mit einem Transportmanagementsystem heute und in Zukunft erreichen wollen, könnten Sie am Ende vom Ergebnis enttäuscht sein.

Deshalb ist der erste Schritt, wenn es um die erfolgreiche Implementierung eines TMS geht, dass Sie Ihre „Hausaufgaben“ machen, um bei Lösung und Partner die richtige Wahl treffen zu können. Was für das eine Unternehmen das „richtige“ TMS ist, könnte für das andere das „falsche“ sein. Um herauszufinden, welche Lösung und welcher Anbieter für Sie richtig sind, müssen Sie sich zunächst bewusst vor Augen führen, wie sich Ihre aktuellen Prozesse gestalten, und den angestrebten Idealzustand definieren.

Wo müssen mehr Kapazitäten geschaffen werden? Welche Werte müssen sich verbessern? Planen Sie eine Umgestaltung Ihres Vertriebsnetzes? Wie verändern sich die Lieferanforderungen Ihrer Kunden? Planen Sie, in Zukunft mehr auf Paketzusteller oder auf spezialisierte/private Fuhrparks zu setzen? Mit welchen Systemen muss das TMS integriert und welche Art von Daten müssen gemeinsam genutzt werden? Was würden sich Ihre Power-User von einer TMS-Lösung wünschen?

Je mehr Fragen Sie im Vorfeld stellen und je mehr Analysen Sie durchführen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Implementierung zum Erfolg wird. Ein mir bekanntes Unternehmen verbrachte ein ganzes Jahr mit der Evaluierung und Auswahl eines geeigneten TMS. Zuerst dachte ich: „Wow, das ist viel zu lang.“ Aber wie das für das Projekt verantwortliche Transportmanagement erklärte, hat das Unternehmen dadurch, dass es im Vorfeld so viel Zeit investiert hat, eine Menge Zeit während der Implementierungsphase gespart, in der es sonst viele Überraschungen und Probleme erlebt hätte.

Die „richtige“ Lösung und der „richtige“ Partner hängen oft von Faktoren ab, die sich nicht durch eine Checkliste aus Merkmalen und Funktionen abdecken lassen. Dazu zählen beispielsweise die Folgenden:

• Innovation: Entspricht die F&E-Roadmap des Anbieters Ihren kurz- und langfristigen Anforderungen? Wie schnell kann der Anbieter neue Funktionen hinzufügen, wenn Sie diese benötigen?
• Benutzerfreundlichkeit und Trainings: Wie gut ist die Lösung konfigurierbar? Ist sie intuitiv und benutzerfreundlich und ist der Umgang mit ihr leicht zu erlernen?
• Implementierungszeit und -aufwand: Dauert es bis zur Wertschöpfung Wochen oder drei bis vier Monate?
• Partnerschaft: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit dem Anbieter? Wie gut kann er auf Ihre Bedürfnisse reagieren? Ist er in der Lage, Ihnen Neues beizubringen? Sind Ihre Unternehmenskultur und -ziele kompatibel?

Einfach gesagt: Wenn Sie den Analyse- und Evaluierungsprozess im Vorfeld zu sehr abkürzen, verringern Sie Ihre Erfolgschancen.

Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team unter starker Führung zusammen

Einer der größten Fehler, den ein Unternehmen bei der Einführung neuer Technologien machen kann, ist die Auslagerung der Verantwortung für den Erfolg. Natürlich können Sie Drittanbieter beauftragen, die Implementierung zu leiten oder zu unterstützen, aber das bedeutet nicht, dass Sie alle Verantwortung von sich weisen können. Sie müssen auch selbst die Ärmel hochkrempeln und aktiv beim Vorgang der Implementierung mitwirken.

Wer soll diese Aufgabe übernehmen? Im Idealfall gibt es eine Person, die sich exklusiv diesem Projekt widmet. Dieser Projektleiter muss nicht unbedingt ein Transportexperte sein – er oder sie muss lediglich genug über den Prozess, die Anforderungen und die Ziele wissen, um das Ganze erfolgreich leiten zu können. Die Person benötigt außerdem ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, muss in der Lage sein, Schwachstellen zu erkennen und diese schnell zu beheben und dafür sorgen, dass alle am Projekt Beteiligten motiviert sind und bei der Sache bleiben.

Diverse Interessenvertreter wie IT, Finanzen, Kundendienst, Lagerhaltung, Beschaffung und Verkauf müssen in verschiedenen Phasen des Implementierungsprojekts miteinbezogen werden. Insbesondere eine bestimmte Gruppe sollte berücksichtigt werden: TMS-Power-User. Wie einer unserer Indago-Mitglieder sagte: „Sie müssen die Hauptanwender in alle RFQ-Präsentationen während des gesamten Auswahlverfahrens einbeziehen, damit bestimmte Anforderungen nicht übersehen und erst in der Phase der Implementierungsplanung entdeckt werden.“

Ron Lazo, VP Manhattan Associates, unterstreicht diesen Punkt in seinem kürzlich veröffentlichten Podcast mit dem Titel „Tech-Solutions for the Supply Chain: What, Why and How“.

Für Unternehmen ist es wichtig zu beachten, dass eine Implementierung nicht mit einer Einführung gleichzusetzen ist. Daher sollte es eine der obersten Prioritäten im Bereich des Change Managements sein, die Anwender auf das neue System vorzubereiten, den Widerstand gegen das System zu verringern und die Haltung der Benutzer dem System gegenüber positiv zu beeinflussen.

Letztendlich bleibt die Verantwortung also an Ihnen hängen. Wenn Sie nicht die Zeit und die Ressourcen investieren, die notwendig sind, um das Implementierungsprojekt angemessen zu unterstützen, müssen Sie mit einem Misserfolg rechnen – oder im besten Fall damit, dass die Implementierung viel länger dauert und viel mehr kostet als geplant.

Entwickeln Sie einen detaillierten Projektplan

Sie haben einen Projektleiter und ein Team – aber was müssen Sie als nächstes tun? Wer erhält die Verantwortung für welche Aufgabe? Welche Aufgaben sind wiederum von anderen abhängig? Wie viel Zeit, Budget und welche Ressourcen werden jeder Aufgabe oder Phase zugeteilt? Was sind die wichtigen Meilensteine und Fristen auf dem Weg?

Dies sind grundlegende Fragen des Projektmanagements, die definiert, dokumentiert und dem Team mitgeteilt werden müssen. Es würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen, auf alle Einzelheiten eines Implementierungsplans für ein TMS einzugehen. Zwei Punkte, die Sie nicht vernachlässigen sollten, möchte ich jedoch hervorheben:

• Problemlösung: Wenn Probleme auftauchen (und das werden sie), wie sieht der Lösungsprozess aus? Wie werden Probleme dokumentiert und kommuniziert? Wer wird einbezogen? Gibt es ein Eskalationsverfahren? Wenn Sie von Anfang an einen Problemlösungsplan festlegen und die Zustimmung aller Beteiligten einholen, können Sie Hindernisse schnell überwinden.
• Schulungen: Sparen Sie nicht an Schulungen – die Investition wird sich schnell bezahlt machen. Je mehr die Anwender über das TMS und seine Möglichkeiten wissen, desto effektiver und produktiver können sie es nutzen.

Lazo teilt in seinem Podcast außerdem Einblicke in die Planung von TMS-Projekten:

Ein TMS-Projekt erfordert im Vorfeld eine Vision für zukünftige Geschäftsanforderungen und -prozesse. Ohne diese klar definierte Vision und Projektstrategie lässt sich also erst gar kein Erfolg planen… [Visionen] ermöglichen eine solide Projektplanung und ein solides Projektmanagement. Sie tragen zur Prozessentwicklung bei. Sie tragen außerdem zur Planung Ihrer Schulungen und Ihrer Kommunikationswege bei. All das sind erfolgsentscheidende Faktoren, beginnen als solche mit der richtigen Planung der Phase vor der Implementierung und erstrecken sich über den gesamten Projektlebenszyklus bis hin zum Go-live des Projekts. Und dann ist es, denke ich, ebenso wichtig, die Mitarbeiter, die Teil des Projektteams sind, darauf vorzubereiten, sich voll dem Projekt zu widmen und das auch über das Führungsteam deutlich zu machen.

Schließlich sollten Sie hinsichtlich des Projektplans realistisch und ehrlich bleiben. Lassen Sie bei Budget und Zeitplan etwas Puffer für den Fall der Fälle zu – denn in der Regel wird davon Gebrauch gemacht!

Machen Sie sich bewusst, welche Anforderungen in Bezug auf Integration und Konnektivität erfüllt werden müssen

Transportmanagementsysteme existieren nicht in Isolation. Sie müssen Daten und Informationen mit einer Vielzahl interner Systeme wie Lagerverwaltungs- und Auftragsmanagementsystemen austauschen und mit vielen externen Handelspartnern wie Speditionen, Lieferanten und Logistikdienstleistern elektronisch kommunizieren. Und da sich diese Handelspartnernetze ständig verändern, ist die Herstellung und Aufrechterhaltung von Verbindungen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Partnern eine ständige Herausforderung.

Entsprechend überrascht es wenig, dass unsere Indago-Mitglieder das Wissen über Anforderungen bei der Integration mit anderen Anwendungen als wichtigsten Erfolgsfaktor für eine TMS-Implementierung eingestuft haben (zusammen mit dem Punkt des „funktionsübergreifenden Teams“). Ein wichtiger Grund dafür, dass sich einige Implementierungsprojekte verzögern oder das Budget übersteigen, besteht darin, dass Unternehmen nicht alle Berührungspunkte und erforderlichen Datenübertragungen zwischen dem TMS und anderen Anwendungen im Vorfeld benennen können. In vielen Fällen, insbesondere wenn ältere Anwendungen im Spiel sind, müssen kundenspezifische Schnittstellen entwickelt werden, was Zeit und Geld kostet. Es ist eine Sache, wenn man so etwas von Anfang an weiß und in den Projektplan und das Budget einkalkuliert. Ganz anders sieht die Sache aus, wenn man das Problem erst fünf vor zwölf bemerkt.

Auf ähnliche Weise müssen Unternehmen ihre Vernetzungsstrategie und ihren Ansatz in Bezug auf Speditionen, Logistikdienstleister, Lieferanten und andere externe Handelspartner festlegen. Wie wollen Sie das Onboarding für neue Spediteure und Handelspartner gestalten? Wollen Sie EDI, APIs, Portale, externe Verbindungsnetze und/oder andere Ansätze verwenden?

Obwohl beispielsweise EDI (Elektronischer Datenaustausch) im Transportwesen nach wie vor weit verbreitet ist, liegt die Zukunft der Vernetzung mit Spediteuren und Handelspartnern in APIs (Application Program Interfaces) und Webdiensten. APIs und Webdienste bieten ein höheres Maß an Echtzeitdaten und Transparenz sowie weitere Vorteile bei der Integration und Wartung.

Halten Sie Ihr TMS auf dem neuesten Stand, denn die Implementierung endet nicht mit dem Go-live

Es dauert eine gewisse Zeit, ein TMS einzurichten und die nötige Feinabstimmung vorzunehmen, insbesondere im Hinblick auf die Optimierung für die korrekte Abbildung Ihrer Transportvorgänge. Und da sich auch die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Laufe der Zeit verändern – Streckenführung, Preise, Lieferzeiten, Zustellfenster, Optimierungsbedingungen etc. – müssen Sie immer wieder eine Feinabstimmung des TMS vornehmen; andernfalls verschlechtert sich die Qualität der Ergebnisse und Sie könnten am Ende denken, die Lösung sei „kaputt“. Leider kümmern sich viele Unternehmen nach der ursprünglichen Implementierung nicht mehr darum, ihre TMS-Einstellungen zu prüfen und anzupassen. Ein TMS ist also einfach gesagt wie ein Auto: Regelmäßige Inspektionen und Reparaturen sind notwendig, sonst lässt seine Leistung nach.