Vijf succesfactoren voor een TMS-implementatie

In de afgelopen twintig jaar zijn de business case en de voordelen van transportmanagementsystemen (TMS) goed gedocumenteerd door sectoranalisten en anderen, waarbij bedrijven 5-25% of meer op hun transportkosten besparen, afhankelijk van hoe inefficiënt hun transportprocessen waren.

Om deze voordelen te behalen moeten bedrijven echter eerst succesvol een TMS implementeren. Wat zijn de lessen die we van bedrijven hebben geleerd die het goed hebben gedaan?

In mei 2019 vroegen we onze research community Indago -- dat uit logistieke en supplychaindeskundigen uit productie-, retail- en distributiebedrijven bestaat -- te vertellen welke factoren het belangrijkst waren bij een succesvolle implementatie van een TMS. Dit is wat ze zeiden:

Alle vermelde factoren in de grafiek zijn belangrijk om succes te verzekeren. Als je de drie belangrijkste factoren uit de enquête neemt en de rest samenvoegt, zijn dit de vijf succesfactoren:

• Definieer uw eisen en doelen om de "juiste" TMS-oplossing en -partner te kiezen;
• Stel een functieoverschrijdend team samen met een sterke leider;
• Ontwikkel een gedetailleerd projectplan;
• Zorg dat u de eisen voor integratie en connectiviteit begrijpt
• Houd uw TMS afgestemd, want implementatie stopt niet met de go-live.

Bron: Indago, mei 2019 (n = 23)

Alle vermelde factoren in de grafiek zijn belangrijk om succes te verzekeren. Als je de drie belangrijkste factoren uit de enquête neemt en de rest samenvoegt, zijn dit de vijf succesfactoren.

Definieer uw eisen en doelen om de 'juiste' TMS-oplossing en -partner te kiezen

Om Yogi Berra te citeren, “Als je niet weet waar je naartoe gaat, kom je ergens anders terecht”.

Als we deze logica toepassen op een TMS, wordt het eindresultaat, nu én in de toekomst, waarschijnlijk teleurstellend.

Daarom is de eerste stap bij een succesvolle implementatie van een TMS ervoor te zorgen dat alle huiswerk voor de selectie van de 'juiste' oplossing en partner is gedaan. Het juiste TMS voor het ene bedrijf kan het 'onjuiste' TMS voor een ander bedrijf zijn. Bepalen welke oplossing en leverancier de juiste voor u is, begint bij een grondig begrip van uw huidige processen en definiëren van de gewenste toekomstige situatie.

Waar zitten hiaten in de capaciteit? Welke cijfers moet u verbeteren? Bent u van plan om uw distributienetwerk opnieuw in te richten? In hoeverre veranderen de leveringseisen van uw klanten? Verwacht u meer pakketkoeriers of een vast eigen wagenpark te hebben in de toekomst? Met welke systemen moet het TMS worden geïntegreerd en welk type data moet worden gedeeld? Wat willen hoofdgebruikers graag in een TMS-oplossing zien?

Hoe meer vragen u vooraf stelt en hoe meer analyses u van te voren uitvoert, hoe groter de kans op een succesvolle implementatie. Eén bedrijf dat ik ken, heeft een jaar aan de TMS-evaluatie en het selectieproces besteed. Mijn eerste reactie was, "Wow, dat is veel te lang". De transportdirecteur, die de leiding over het project had, legde dat zo uit: "Door vooraf veel tijd te investeren in de selectie van de juiste oplossing en leverancier, hebben we veel tijd bespaard en werd voorkomen dat we voor veel verrassingen en problemen tijdens de implementatiefase kwamen te staan".

De 'juiste' oplossing en partner komen vaak neer op factoren die buiten een checklist met features en functies vallen, zoals:

• Innovatie: is de R&D-roadmap van de leverancier afgestemd op uw korte- en langetermijnbehoeften? Hoe snel kan de leverancier nieuwe benodigde functionaliteit toevoegen?
• Ervaring en training van gebruikers: hoe configureerbaar is de oplossing? Is het intuïtief, gebruiksvriendelijk en eenvoudig te leren?
• Implementatietijd en -inspanning: kunt u toegevoegde waarde in weken of in drie tot vier maanden realiseren?
• Partnerschap: hoe goed is de samenwerking met de leverancier? Hoe snel reageren ze op wat u nodig heeft? Kunnen ze u nieuwe dingen leren? Zijn de culturen en doelen op elkaar afgestemd?

Kortom, als u de analyse en het evaluatieproces vooraf overslaat, zijn uw kansen op een succesvolle implementatie kleiner.

Stel een functieoverschrijdend team samen met een sterke leider

Eén van de grootste vergissingen die een bedrijf met technologie-implementatie kan maken, is de verantwoordelijkheid voor succes outsourcen. Natuurlijk kunt u een extern bedrijf inhuren die de implementatie leidt of u daarbij helpt, maar dat betekent niet dat u uw handen van alle verantwoordelijkheden kan aftrekken. Ook moet u de handen uit de mouwen steken en actief aan het implementatieproces deelnemen.

Wie moet deelnemen? Idealiter is er één persoon die fulltime aan het project werkt. Deze projectleider hoeft niet per se een transportdeskundige te zijn, hij of zij moet voldoende weten over het proces, de vereisten en doelstellingen om het project succesvol te kunnen leiden. Ook moet die persoon goede communicatievaardigheden hebben, snel knelpunten kunnen identificeren en oplossen en iedereen die bij het project betrokken is, gemotiveerd en op schema kunnen houden.

Diverse stakeholders, zoals IT, financiële zaken, klantenservice, warehousing, procurement en sales, moeten in diverse fasen van het implementatieproject worden betrokken. Er is één specifieke groep die in het team moet worden opgenomen: de TMS power users. Zo merkte een van onze Indigo-leden het volgende op: "Primaire gebruikers moeten bij alle rondes van de RFQ, tijdens het selectieproces, worden betrokken zodat onontdekte vereisten niet tijdens de planningsfase van de implementatie boven water komen."

Ron Lazo, VP bij Manhattan Associates, benadrukt dit punt in een recente podcast met de titel “Tech Solutions for the Supply Chain: What, Why and How”:

Het is belangrijk dat een organisatie beseft dat implementatie niet hetzelfde is als adoptie. Change management moet dus eigenlijk gericht zijn op het voorbereiden van gebruikers op het nieuwe systeem, weerstand tegen het systeem wegnemen en de houding van gebruikers ten opzichte van het systeem beïnvloeden.

Het komt erop neer dat de eindverantwoordelijkheid bij u ligt. Zonder de benodigde tijd- en middeleninvestering om het implementatieproject voldoende te ondersteunen, is het project gedoemd te mislukken of zal de implementatie op zijn minst veel langer duren en meer kosten dan gepland.

Ontwikkel een gedetailleerd projectplan

U hebt een leider en een team: wat moet er nu gebeuren? Wie zal voor welke taak verantwoordelijk zijn? Welke taken staan los van anderen? Hoeveel tijd, welk budget en middelen zijn toegewezen aan elke taak en fase? Wat zijn sommige belangrijke mijlpalen en deadlines tijdens het project?

Dat is een aantal basis Project Management 101 vraagstukken die gedefinieerd, gedocumenteerd en aan het team gecommuniceerd moeten worden. Hoewel ingaan op alle details van een TMS-implementatieplan buiten de scope van deze blog valt, wil ik wel twee items highlighten die niet over het hoofd gezien mogen worden:

• Probleemoplossing: welk proces wordt gevolgd om problemen op te lossen, want ze zullen ongetwijfeld opduiken? Hoe worden problemen gedocumenteerd en gecommuniceerd? Wie wordt erbij betrokken? Is er een escalatieproces? Door van begin af aan een plan te maken voor probleemoplossing waarmee alle betrokkenen instemmen, kunnen hindernissen snel uit de weg worden geruimd.
• Training: beknibbel niet op training, de investering betaalt zich snel terug. Hoe meer gebruikers het TMS en de mogelijkheden kennen, hoe effectiever en productiever ze het zullen gebruiken.

Lazo deelt ook een aantal inzichten over TMS-projectplanning in de podcast:

Een TMS-project vereist vooruit kijken naar de toekomstige bedrijfsvereisten en -processen. Zonder deze goed gedefinieerde visie en projectstrategie kunt u niet echt plannen voor succes ... [Vooruit kijken] leidt tot solide projectplanning en projectmanagement. Het helpt bij de procestechniek die in werking is. Het helpt ook uw trainingsstrategie en uw communicatie in kaart te brengen, beide zijn key voor succes en beginnen bij goede planning en implementatie vooraf. Ze worden in de gehele projectlevenscyclus tot aan de go-live activiteiten doorgevoerd. En dan, net zo belangrijk denk ik, is de voorbereiding van de teamleden die deel uitmaken van het projectteam voor een volledig commitment aan het project en dit laten bekrachtigen door het executive management.

En als laatste, wees realistisch en eerlijk over de projectplan. Laat wat ruimte in het budget en de tijdlijn voor het onverwachte -- want het onverwachte gebeurt absoluut!

Begrijp de eisen voor integratie en connectiviteit

Een transportmanagementsysteem bestaat niet in een vacuüm. Het moet data en informatie uitwisselen met een scala aan interne systemen, zoals systemen voor warehouse- en ordermanagement en het moet elektronisch communiceren met vele externe handelspartners, waaronder vervoerders, leveranciers en logistieke dienstverleners. En omdat de netwerken van deze handelspartners continu veranderen, is connectiviteit tot stand brengen en houden met honderden of zelfs duizenden partners een continue uitdaging.

Het is daarom geen verrassing dat onze Indigo-leden 'integratievereisten met andere apps begrijpen' als belangrijkste succesfactor zien voor een TMS-implementatie (op een gedeelde eerste plaats met 'een functieoverschrijdend team hebben'). Eén van de voornaamste redenen waarom sommige implementatieprojecten vertraging oplopen of het budget overschrijden, is dat bedrijven niet vooraf alle touch points en vereisten voor gegevensoverdracht tussen TMS en andere applicaties identificeren. In veel gevallen, vooral als er legacy applicaties bij betrokken zijn, moeten aangepaste interfaces worden ontwikkeld en dat kost tijd en geld. Het is één om dit van begin af aan te weten en het in te plannen in het projectplan en het budget, maar het is heel anders als dit op het laatste moment wordt ontdekt.

Zo moeten bedrijven ook hun connectiviteitstrategie en -benadering voor vervoerders, logistiek dienstverleners, leveranciers en andere externe handelspartners bepalen. Hoe gaat u nieuwe vervoerders en handelspartners onboarden? Gebruikt u EDI, API's, portals, externe connectiviteitsnetwerken en/of andere benaderingen?

Hoewel EDI bijvoorbeeld veel gebruikt blijft in de transportsector, zijn API's (Application Program Interfaces) en webservices de toekomst van connectiviteit met vervoerders en handelspartners. API's en webservices bieden meer realtime data en zichtbaarheid dan EDI, samen met andere integratie- en onderhoudsvoordelen.

Houd uw TMS goed afgesteld, want implementatie stopt niet bij go-live

Het vergt tijd om een TMS in te stellen en te finetunen, vooral de optimaliseringsmogelijkheden, zodat het nauwkeurig uw transportoperations weergeeft. En omdat uw operations in de loop van de tijd veranderen — routerichtlijnen, tarieven, doorlooptijden, levertijden, optimalisatiebeperkingen enzovoorts — moet u het TMS continu blijven finetunen, omdat anders de kwaliteit van de output achteruit gaat. U denkt dat de oplossing 'kapot' is en zal het niet meer gebruiken. Veel bedrijven verzuimen helaas hun TMS-instelling te evalueren en bij te stellen na de eerste implementatie. Met andere woorden, een TMS is net als een auto – er moeten regelmatig onderhoudsbeurten worden ingepland om het bij te stellen, omdat de performance anders achteruit gaat.