De storm doorstaan: hoe retailers in recordtijd overstapten op ship-from-store

Manhattan's cloud-native supplychainsoftware hielp grote Amerikaanse retailers om tijdens de lockdown hun gesloten winkels om te vormen tot kleine fulfilmentcentra.

Toen de VS in lockdown ging vanwege COVID, besefte PVH Corp. – waartoe enkele iconische merken, zoals Tommy Hilfiger en Calvin Klein, behoren – dat een groot deel van de voorraden in gesloten winkels vast zat. Tegelijkertijd nam de vraag naar vrijetijdskleding online exponentieel toe. De consument was immers op zoek naar comfortabele kleding om van huis uit in te werken. PVH kon amper alle onlinebestellingen bijhouden, terwijl de voorraden in de winkels onaangeroerd bleven – een ongekende situatie.

"Voor traditionele retailers, die hoofdzakelijk gevestigd zijn in winkelstraten en die slechts 15 tot 30% van hun omzet uit onlineverkoop halen, komt een gedwongen sluiting van vestigingen niet bepaald gelegen", aldus Pieter Van den Broecke, Managing Director Benelux en Duitsland bij Manhattan Associates. "De meeste zaken kónden daar gewoonweg niet klaar voor zijn. Daar zijn traditionele infrastructuren nu eenmaal niet op voorzien."

Hoewel weinigen begin 2020 een sluiting van winkels in het hele land konden voorspellen, wist PVH dankzij de jarenlange samenwerking met Manhattan Associates de snelle toename van onlinebestellingen bij te benen en de fulfilmentcapaciteit op te schalen.

PVH kon al snel de nodige aanpassingen doorvoeren in Manhattan Distributed Order Management om de winkelvoorraden online zichtbaar te maken voor zijn klanten, bestellingen door te sturen naar de meest geschikte fulfilmentcentra en zo de gesloten winkels om te vormen tot kleine fulfilmentcentra voor onlinebestellingen. De winkelmedewerkers kregen bovendien een opleiding om bestellingen te verzamelen en te verpakken.

"Het basisidee dat we onze klanten willen meegeven is eenvoudig: 'Heb je het in huis? Dan moet je het kunnen verkopen'," aldus Van den Broecke. "Het maakt dus eigenlijk niet uit waar een product zich bevindt in de supply chain."
PVH heeft daarnaast nog aparte e-commercefulfilmentsecties in twee van zijn warehouses opgezet ter versterking van de inspanningen van de externe fulfilmentleverancier. Medewerkers die normaal gesproken met pallets werken, werden nu ingezet om individuele items te verzamelen.

"Dankzij de ordermanagementsoftware van Manhattan Associates slaagde PVH erin het aantal onlinebestellingen dat naar warehouses werd geleid te beperken terwijl het personeel op gang kwam. En dat alles in slechts enkele weken tijd.

De veranderingen die PVH moest doorvoeren, hebben het bedrijf meer controle gegeven over waar de vraag binnenkomt, waar klanten shoppen en boden het bedrijf veel meer flexibiliteit in voorraadbeheer. Uiteindelijk bleek ship-from-store zo succesvol dat dit inmiddels deel uitmaakt van de langetermijnstrategie van PVH.

Omschakelen in volle vaart

PVH is slechts een van de talloze bedrijven die op zoek moest naar nieuwe manieren om hun goederen tot bij de consument te krijgen na de exponentiële toename van onlinebestellingen en de sluiting van winkels. Zo moesten door de lockdown en socialdistancingmaatregelen alle vestigingen in de VS van modeaccessoiremerk Kendra Scott dicht, terwijl de activiteiten in het distributiecentrum in Austin (Texas) tot een minimum werden teruggebracht. Hoewel een deel van de voorraad werd opgeslagen bij een logistieke partner in een andere staat, kwam de capaciteit toch aanzienlijk in het gedrang.

Manhattan Associates was al een partner van Kendra Scott en hielp het bedrijf de groei bij te houden met behulp van het Manhattan Order Management System. Naarmate de crisis ernstiger werd, ging de retailer te rade bij het team van Manhattan en werd Manhattan Store Order Fulfilment geïmplementeerd. In amper zes werkdagen tijd konden de winkels van Kendra Scott worden ingezet om e-commerceorders te verwerken.

Veerkracht betekent klaar zijn voor het onbekende Het is belangrijk om te weten dat uw huidige systeem snel kan worden afgestemd op wat straks nodig is.

Zo'n snelle omschakeling zou onmogelijk zijn geweest met een achterhaald systeem. "Zelfs met de beste bedoelingen en de juiste overwegingen, zou de uitvoering bijzonder moeizaam zijn verlopen met een verouderde infrastructuur", stelt Van den Broecke. Na het succes van zijn ship-from-storetoepassingen hielp Manhattan Kendra Scott ook om curbside pick-upmogelijkheden aan te bieden.

Hoewel bedrijven het al jaren hebben over een dergelijke flexibiliteit en veerkracht van hun supply chain, boekten de meesten van hen vóór de pandemie slechts geringe vooruitgang. Inmiddels hebben heel wat van die bedrijven met eigen ogen kunnen vaststellen dat cloud-native oplossingen een superieur niveau van flexibiliteit, wendbaarheid en ondersteuning kunnen bieden. Zonder zichtbaarheid, bijvoorbeeld, zijn weloverwogen en toekomstgerichte beslissingen tijdens een crisis gewoon onmogelijk.

"Voor een retailer met een grote voorraad in Amsterdam loont het niet altijd om die voorraad te koop aan te bieden in Groningen," aldus Van den Broecke. "In zo'n geval kun je die beslissing op een solide basis nemen, aangezien je inzicht en alle vereiste informatie beschikbaar hebt."

Versieloze zichtbaarheid

Degelijke, betrouwbare en gecentraliseerde gegevens over al uw systemen zijn de basis van dergelijke zichtbaarheid en is eigenlijk alleen mogelijk met een cloud-native oplossing. Hoezo? De tijdspanne tussen de planning en de eigenlijke ingebruikname van een groot on-premises systeem is zo groot dat, "wanneer uw systeem volledig operationeel is, u zomaar zeven jaar achterligt op de actuele technologische mogelijkheden", licht Van den Broecke toe.

Met andere woorden, als uw software niet cloud-natvie en versieloos is, zoals de oplossingen van Manhattan Associates, "dan zult u altijd een inhaalslag moeten maken. Dat hoeft niet altijd een onoverkomelijk probleem te zijn in bepaalde branches", voegt hij er nog aan toe, "maar het type systemen dat nodig is om de supply chain draaiende te houden, zal altijd updates blijven vereisen."

Bedrijven die werkelijk up-to-date en veerkrachtig willen blijven, moeten bovendien hun activiteiten afstemmen op inkomende en uitgaande stromen in plaats van aparte warehouse- en transportfuncties. Want in de retailsector moeten activiteiten ook continu opgeschroefd en afgebouwd kunnen worden.

"Voor retailers zijn er nu eenmaal altijd drukke periodes, pieken door het jaar heen. Denk maar aan de uitverkoop in januari of Black Friday", aldus Van den Broecke. "De hele infrastructuur moet afgestemd zijn op die pieken. Op andere momenten wordt die maximumcapaciteit niet echt benut. Dankzij de schaalbaarheid van de cloud is die capaciteit er zodra die nodig is. Zo kunt u telkens inspelen op de vraag."

Met de juiste software kunnen bedrijven hun medewerkers beschermen tijdens een crisis. "De mensen moeten op de eerste plaats komen", stelt Van den Broecke, die benadrukt dat zonder personeel een supply chain gewoon niet functioneert. "In een distributiecentrum wilt u er zeker van zijn dat het warehousemanagementsysteem weet hoe het uw medewerkers op een veilige afstand van elkaar houdt. Zodra er socialdistancingregels worden ingevoerd, moet u immers snel de indeling van uw distributiecentrum of de werkschema's van uw personeel kunnen bijsturen, zodat er niet te veel mensen op één plaats actief zouden zijn.

Ondanks de uitdagingen van de pandemie heeft Manhattan Associates in 2020 zo'n 591 projecten bij klanten opgeleverd, het merendeel op afstand. "Veerkracht betekent voorbereid zijn voor het volgende onbekende", besluit Van den Broecke. Het is belangrijk om te weten dat uw huidige systeem in staat is om snel te worden afgestemd op wat komt." PVH, Kendra Scott en andere retailers kunnen beamen hoe Manhattan Associates zijn partners daarbij kan helpen.

Verschenen in het verslag Supply Chain Resilience 2021 van Raconteur.