Wat is een Point of Sale-systeem?

POS-systemen helpen bedrijven bij het beheren van klantorders, het verwerken van verkopen en het bijhouden van voorraad. Veel POS-systemen integreren ook met andere operationele systemen zoals CRM- en boekhoudtools. Deze systemen spelen een cruciale rol in het beheer van elke detailhandel.

De term “Point of Sale (POS)-systeem” verwijst naar de hardware en software die bedrijven gebruiken om verkopen te registreren, transacties te verwerken en voorraad bij te houden. POS-systemen registreren informatie over het type, de naam en de hoeveelheid gekochte artikelen en de kosten ervan. Deze informatie kan worden gebruikt voor boekhouding en om het juiste voorraadniveau te behouden.

Gecomputeriseerde POS-apparaten bestaan al tientallen jaren, maar moderne systemen zijn veel geavanceerder dan die uit de jaren ’70 en ’80. Vroege modellen waren eenvoudige elektronische kassa’s die transacties lokaal opsloegen. Met de vooruitgang van computertechnologie zijn deze systemen geëvolueerd naar oplossingen met touchscreen-gebruikersinterfaces, geavanceerde analysemogelijkheden en cloudgebaseerde toegang voor mobiele medewerkers.

Tegenwoordig vormen POS-systemen het kloppend hart van winkelactiviteiten. Ze zijn het belangrijkste hulpmiddel van winkelmedewerkers voor het verwerken van verkopen, zoeken naar voorraad, toegang tot klantinformatie, retouren, ruilen en administratieve taken. Marktleidende POS-systemen verenigen deze functies in één intuïtieve interface, inclusief extra functies zoals klantbeheer, orderverwerking, flexibele betalingsopties en robuuste klantenservice.

Betalingen zijn altijd een kernonderdeel geweest van POS-systemen, maar recente innovaties hebben deze functies sterk uitgebreid. Naast traditionele betalingen met contant geld of kaarten kunnen moderne POS-systemen ook integreren met elektronische geldsystemen, mobiele betaalterminals en externe wallets, zodat retailers een breed scala aan betaalopties kunnen aanbieden.  

Productcatalogi

Een goed ontworpen en gemakkelijk doorzoekbare productcatalogus op een POS-terminal verhoogt de vindbaarheid van producten en verbetert de klantbeleving. Veel POS-systemen bieden tegenwoordig functionaliteit om voorraadgegevens op te halen uit een cloud-gehoste database en deze overzichtelijk weer te geven. Betere productontdekking kan tot 25% meer eerste bezoekers omzetten in kopers.

Klantinformatie

Je klanten kennen is essentieel voor zakelijk succes. Kies een POS-systeem dat diepgaand inzicht biedt in aankoopgedrag, voorkeuren en interesses. Toegang tot klantinformatie via één centraal dashboard stelt retailers in staat om betere beslissingen te nemen over voorraadbeheer, promoties in de winkel of op bedrijfsniveau en gerichte aanbiedingen. Marktleiders die effectief inzetten op merkverhalen en klantbetrokkenheid, zien tot 1,7 keer hogere klantwaarde over de hele levenscyclus.

Cadeaubonnen en winkelpromoties

Kortingen, multibuy-aanbiedingen en cadeaubonnen zijn standaardverwachtingen van klanten. Door deze functies rechtstreeks te integreren in het POS-systeem wordt de klantbeleving verbeterd en kunnen winkelmedewerkers efficiënter en soepeler afrekenen. Systemen die kunnen koppelen aan externe promotie-engines, passen automatisch promoties toe en herberekenen kortingen zodra de bestelling wijzigt.

Omnichannel afrekenfuncties

Afrekenmogelijkheden voor zowel fysieke winkels als online zijn cruciaal in elk modern POS-systeem. Een gebruiksvriendelijk kassasysteem kan de afrekentijd met wel 30% verkorten, wat leidt tot meer klanttevredenheid en minder achtergelaten winkelmandjes. Een consistente checkout-ervaring over alle kanalen heen stimuleert de bestedingen, waarbij multichannelklanten tot 3 keer meer uitgeven dan klanten die slechts één kanaal gebruiken.

Loyaliteitsprogramma’s

Loyaliteitsprogramma’s stimuleren herhaalaankopen en klantentrouw. Wanneer loyaliteitsfunctionaliteiten zijn ingebouwd in het POS-systeem, ontvangen klanten automatisch de juiste beloningen bij elke aankoop, en wordt het proces vereenvoudigd voor zowel klant als medewerker.

Intuïtieve werkstromen voor winkelmedewerkers

Voorzie winkelmedewerkers van een eenvoudig te gebruiken systeem met intuïtieve en gestroomlijnde workflows. Een apparaat-onafhankelijk POS-systeem is snel aan te leren door nieuwe of tijdelijke krachten, zodat ze vanaf dag één een uitstekende klantervaring kunnen leveren.

Gedetailleerde analyses

De gegevens die door POS-systemen worden verzameld, bieden waardevolle inzichten in winkelprestaties. Ze helpen managers bij het plannen van voorraadinkoop, kortingen en promoties. Onze POS-oplossingen leveren gedetailleerde inzichten en kunnen worden geïntegreerd met andere systemen om prestaties nauwgezet te volgen en datagedreven beslissingen te ondersteunen.

Retouren en omruilingen

Marktleiders realiseren tot 22% minder retouren en 1,3 keer hogere klanttevredenheid in hun winkels vergeleken met andere retailers. Ze bieden bovendien flexibele retourmogelijkheden over alle kanalen heen. Manhattan Active® Point of Sale maakt retouren en omruilingen frictieloos voor klanten, terwijl het proces voor winkelmedewerkers wordt vereenvoudigd en de operationele kosten worden verlaagd. Het systeem verkort de verwerkingstijd van retouren tot wel 80%, vermindert wachtrijen en geeft personeel meer ruimte om zich op de klant te richten.

Moderne POS-systemen bieden tal van voordelen. Ze stellen retailers in staat om efficiënter te werken, betere klantenservice te bieden en hun financiën effectiever te beheren. De belangrijkste voordelen zijn:

Verbeterde klantervaring 

• Gepersonaliseerde service: Gepersonaliseerde aanbevelingen en functies zoals "klanten kochten ook" kunnen de waarde van winkelmandjes verhogen en klantbehoud verbeteren. Marktleiders op dit gebied realiseren een 16% hogere herhaalaankoop bij nieuwe klanten.
• Loyaliteitsprogramma’s: Volgens onderzoek van CallMiner kunnen Amerikaanse bedrijven tot wel 35 miljard dollar per jaar besparen door bestaande klanten tevreden te houden. Loyaliteitsprogramma’s zijn een essentieel onderdeel van klanttevredenheid.
• Snellere checkout: Een soepel, gestroomlijnd afrekenproces voorkomt verlaten winkelmandjes en verhoogt klanttevredenheid. Verbetering van het afrekenproces kan tot 25% efficiënter zijn en het aantal verlaten mandjes met 20% verminderen.

Operationele efficiëntie

•  Gestroomlijnde processen: De loonkosten in retail zijn met 63% gestegen doordat winkels meerdere rollen vervullen. Efficiëntieverbetering kan de kosten van last-mile delivery verlagen en klantverloop met wel 13% terugdringen.
• Voorraadbeheer: Realtime voorraadtracking helpt retailers om bestellingen nauwkeuriger te plannen en over- of onderbevoorrading te voorkomen.
• Personeelsbeheer: Veel POS-platforms bevatten tools om werkroosters te beheren en de loonadministratie te ondersteunen.

Datagestuurde besluitvorming

• Verkoopanalyses: Geef managers inzicht in klantgedrag en verkooptrends per winkel en per product.
• Zakelijke inzichten: Gebruik gegevens om weloverwogen beslissingen te nemen over prijsstelling, voorraadniveaus en winkelbrede promoties.
• Financiële rapportage: Krijg realtime toegang tot financiële gegevens om dynamischere besluitvorming te ondersteunen.

Diensten op ondernemingsniveau

•  Veerkracht bij netwerkstoringen: Wees gerust dat je POS-systeem niet volledig afhankelijk is van een stabiele internetverbinding. Marktleidende POS-oplossingen blijven goed functioneren, zelfs bij instabiele netwerken.
• 99% uptime: Gegarandeerde beschikbaarheid rond de klok zorgt ervoor dat je klanten altijd bediend kunnen worden.
• Internationale betalings- en belastingtools: Accepteer betalingen wereldwijd en voldoe eenvoudig aan lokale belastingwetgeving.

On-premise kassasystemen

On-premise POS-systemen vereisen specifieke hardware en software. Een fysieke winkel kan bijvoorbeeld gebruikmaken van kassaterminals, draagbare barcodescanners, bonprinters en kaartlezers. Deze systemen worden gekoppeld aan een computer met een besturingssysteem en POS-software.

De POS-software kan de transacties lokaal opslaan of verbinding maken met een centrale database, waardoor de retailer transacties en voorraadinformatie over meerdere winkels heen kan volgen.

Cloudgebaseerde kassasystemen

Cloudgebaseerde POS-systemen stellen retailers in staat hun winkels te beheren zonder te investeren in dure hardware. Het enige wat nodig is om een cloudgebaseerd kassasysteem te gebruiken, is een apparaat met toegang tot de cloud.

Dit verlaagt niet alleen de instapdrempel om een winkel te runnen, maar verhoogt ook de wendbaarheid en veerkracht van retailers. Winkeluitbaters hoeven geen technische kennis in huis te hebben om hun POS-systeem te installeren, beheren of configureren. Cloud-native software wordt automatisch bijgewerkt door de leverancier, waardoor retailers elk kwartaal toegang krijgen tot de nieuwste functies. Daarnaast bieden cloudplatforms extra gemoedsrust dankzij offsite back-ups en professioneel beheerde beveiliging van klant- en ordergegevens.

Belangrijke aandachtspunten bij cloudgebaseerde POS-platforms

Cloud-native platforms nemen veel obstakels van traditionele POS-systemen weg, zoals de noodzaak voor interne IT-ondersteuning en dure hardware. Ze vereisen echter wel een stabiele internetverbinding en brengen doorgaans terugkerende abonnementskosten met zich mee in plaats van een eenmalige aankoop.

Mobiele kassasystemen (mPOS)

Mobiele POS-systemen zijn eenvoudig in gebruik en een efficiënte oplossing voor kleine ondernemingen of organisaties met mobiel verkooppersoneel. Deze systemen stellen retailers in staat om betalingen te accepteren via een mobiele telefoon.

Door de lage kostprijs zijn mobiele POS-systemen populair bij start-ups en kleine bedrijven. Deze oplossingen zijn veelzijdig, gebruiksvriendelijk en vereisen minimale extra hardware. Mobiele apparaten geven medewerkers de mogelijkheid om klanten altijd en overal een betere merkbeleving te bieden.

Enterprise kassasystemen

Enterprise POS-systemen zijn ontworpen voor organisaties met een hoog verkoopvolume. Ze bieden geavanceerde omnichannel-functionaliteiten, waaronder rapportage, voorraadbeheer, kanaaloverschrijdende integratie, betalingsverwerking en personeelsbeheer.

Enterprise-oplossingen zijn complexer dan systemen voor kleine ondernemers en vereisen vaak extra hardware, training en voortdurende ondersteuning. Voor grote organisaties die behoefte hebben aan geavanceerd voorraadbeheer en diepgaande analyses, kan het consolideren van al deze functies in één systeem bijzonder waardevol zijn.  

Wij bieden een breed scala aan POS-oplossingen en helpen retailers bij het optimaliseren van hun verkoopprocessen, wat hen op de lange termijn tijd en geld bespaart. Bij het kiezen van een geschikt POS-systeem, is het belangrijk om met de volgende factoren rekening te houden:

• Bedrijfsgrootte/sector: Een kleine fysieke winkel heeft andere behoeften dan een bedrijf dat op afstand verkoopt of een onderneming met een omnichannel-aanpak.
• Budget: Vergelijk de kosten van traditionele POS-hardware en -software met die van een mobiel POS-systeem of een cloud-native oplossing.
• Benodigde functionaliteiten: De behoefte aan functies zoals loyaliteitsprogramma’s, endless aisle, analytische tools en andere mogelijkheden kan van invloed zijn op je keuze.
• Schaalbaarheid: Cloud-native POS-oplossingen bieden meer schaalbaarheid en flexibiliteit dan traditionele systemen.
• Gebruiksgemak: Extra functies kunnen ook extra training vereisen. Houd bij de keuze rekening met personeelsverloop en opleidingsbehoeften.
• Klantenondersteuning: Kies een POS-aanbieder die betrouwbare en snelle ondersteuning biedt om de continuïteit van je bedrijfsvoering te garanderen.

Implementatie van een kassasysteem

Ons ervaren team raadt organisaties aan om een beproefd stappenplan te volgen om een soepele implementatie van het kassasysteem te waarborgen:

• Voer een behoefteanalyse uit
• Kies een leverancier die aansluit bij de vereisten van de organisatie
• Configureer de benodigde hardware en software
• Zorg voor training van medewerkers
• Migreer gegevens vanuit het bestaande kassasysteem
• Start het kassasysteem op (go-live)
• Zorg voor regelmatige updates, onderhoud en voortdurende klantenondersteuning

Door gebruik te maken van toonaangevende systemen kunnen winkelfilialen worden omgevormd tot efficiënte fulfilmenthubs, wat de last-mile kosten met wel 31% kan verlagen. Tegelijkertijd helpt realtime zichtbaarheid over alle kanalen merken om 1,5 keer hogere voorraadrotaties te behalen. Opkomende technologieën beloven nog betere prestaties in de toekomst.

Kassasystemen blijven zich voortdurend ontwikkelen. Veel retailers gebruiken vandaag al Internet of Things (IoT)-technologie om gerichte aanbiedingen te doen en klantgedrag te volgen. Het is waarschijnlijk dat meer POS-platforms deze functies zullen integreren, samen met AI en machine learning, om de klantervaring te verbeteren.

Augmented Reality (AR) en Virtual Reality (VR) worden ook steeds toegankelijker dankzij consumentenapparaten die gemakkelijker verkrijgbaar zijn. Deze technologieën bieden een rijkere en aantrekkelijkere manier om klanten te bereiken.

Een andere interessante trend is blockchaintechnologie, die zorgt voor onveranderlijke registers en zo helpt vertrouwen op te bouwen in de toeleveringsketen.  

Kassasystemen worden in uiteenlopende sectoren gebruikt en bieden op maat gemaakte POS-oplossingen, waaronder:

Retail:

• Algemene detailhandel: Warenhuizen, boetieks en elektronicawinkels
• Speciaalzaken: Juweliers, boekhandels, sportwinkels
• Supermarkten en gemakswinkels

Horeca (Foodservice):

• Restaurants
• Bars en nachtclubs
• Cafés en koffiebars

Gastvrijheid:

• Hotels (receptie, roomservice en winkels)
• Resorts (inclusief spa’s, cadeauwinkels, bars en andere faciliteiten)

Gezondheidszorg:

• Klinieken
• Apotheken
• Ziekenhuizen

Entertainment en vrije tijd:

• Schoonheidssalons en spa’s
• Sportscholen en fitnessstudio’s
• Theaters en concertzalen  

De POS-software van Manhattan helpt retailers elk aspect van hun bedrijfsvoering te optimaliseren, met een intuïtieve gebruikerservaring, verbeterde marges en betere toegang tot data. Manhattan Active Point of Sale is ontworpen als één enkele app voor alles, speciaal ontwikkeld voor grote ondernemingen.

Wij bieden een moderne POS-ervaring die geschikt is voor elk winkelformaat, met onder andere:

• Een volledig uitgeruste mobiele POS waarmee winkelmedewerkers klanten overal in de winkel kunnen helpen
• Een resilient cloud-enabled POS die in alle vestigingen een consistente ervaring biedt. Updates en nieuwe functies worden elke 90 dagen uitgerold zonder dat er handmatige actie of downtime nodig is
• Gedetailleerde inzichten in winkelprestaties, producten en klantgedrag
• Omnichannelfunctionaliteiten zoals endless aisle selling en een uniforme checkout-ervaring
• Flexibele betaalmogelijkheden, waaronder kaarten, digitale wallets, betalen via een betaallink en in-person betaalopties
• Frictionless retouren en omruilingen via alle verkoopkanalen
• Geavanceerde functies om klantrelaties op te bouwen en betrokkenheid te behouden, zoals clienteling en assisted selling
• Een uitbreidbare gebruikersinterface en krachtige API’s, waarmee retailers hun POS kunnen afstemmen op specifieke behoeften
• Een native mobiele oplossing die compatibel is met verschillende apparaten

Manhattan Active® Point of Sale is krachtig en tegelijk gebruiksvriendelijk. De verbeterde gebruikerservaring verhoogt de medewerkerstevredenheid en -retentie, verbetert de productiviteit in je winkels en verlaagt de opleidingskosten.